POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y
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OUTSOURCING S.A.S.
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1. Principios generales y postulados
La empresa BECALL OUTSOURCING S.A.S., sociedad legalmente constituida,
domiciliada en Pereira, Colombia e identificada con el N.I.T. No. 900.490.788-0, en
adelante “LA EMPRESA”, garantiza la protección del Hábeas Data como derecho
fundamental, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, y la imagen de las personas.
Con este propósito todas las actuaciones de la EMPRESA se regirán por principios de
buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
2. Oficial de Protección de datos personales
La persona encargada de velar por el cumplimiento de todo el régimen general de
protección de datos personales y atender consultas en materia de Hábeas Data es:
Nombre: Jaime Andrés Aricapa Cruz
Celular: 3006434818
Correo Electrónico: habeasdata@becallcolombia.com
Dirección Física: CL 20 # 12-56 PISO 2
3. Marco legal
– Art. 15 Constitución Política de Colombia
– Ley 1581 de 2012
– Decreto reglamentario 1377 de 2013 incorporado en el decreto 1074 de 2015, Título
De la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio
– Ley 1266 de 2008 adicionada y modificada por la Ley 2157 de 2021
– Decreto 090 del 2018
4. Definiciones
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes
definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de
interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con
los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y
postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el
derecho de habeas data y protección de datos personales.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar
a cabo el tratamiento de los datos personales.
• Autorización inequívoca: Aquellas que no admiten duda o equivocación del titular
que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
• Aviso de privacidad: Documento físico o electrónico generado por el responsable
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del Tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a
la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la
formade acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende
dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por
cuenta del responsable del Tratamiento.
• Oficial de Protección de datos personales: Persona Natural o Jurídica, que por sí
misma o en asocio con otros, se encarga de velar por la implementación efectiva de
las políticas y procedimientos adoptados por ésta, para cumplir la norma de
protección de datos personales, así como la implementación de buenas prácticas de
gestión de datos personales dentro de la empresa.
• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por
la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la
autorización en los casos establecidos en la Ley.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento
de los datos.
• Sistema Biométrico: Es una tecnología de seguridad que se basa en el
reconocimiento de las características físicas e intransferibles de las personas. Es
decir, es un método automatizado por medio del cual se puede de manera precisa,
reconocer a un individuo con base en sus características físicas o de comportamiento.
• Sistema de Video Vigilancia: Los datos tratados mediante sistemas de Video
Vigilancia serán preservados cumpliendo con todas las disposiciones legales que
garanticen la privacidad de los mismos. La finalidad del sistema de video vigilancia
consiste únicamente en resguardar la seguridad de la empresa y sus empleados.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
5. Principios específicos
LA EMPRESA aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a
continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso,
tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:
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a. Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos
personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen
el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
b. Principio de Libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos
personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que
releve el consentimiento.
c. Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos
personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por LA
EMPRESA o sus proveedores estarán subordinados y atenderán una finalidad
legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura,
recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible, Se prohíbe el Tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de
datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la
EMPRESA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés
o titularidad.
f. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la
información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros
autorizados. Para estos propósitos la obligación de LA EMPRESA mediante su
página web será la misma.
g. Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada,
recolectada y sujeta a tratamiento por LA EMPRESA, será objeto de protección
en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan,
a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo
tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a
los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación,
pérdida, consulta, y en general en contra de cualquieruso o acceso no autorizado.
h. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que
administran, maneje, actualicen o tengan acceso a información de cualquier tipo
que se encuentre en Bases o en Bancos de datos, se comprometen a
conservarlas y mantenerlas de manera estrictamente contable, técnica, en la
ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen
actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y
manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otro si a
su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal
compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
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6. Dato sensible
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso
indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial
o étnico, la orientación policita, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual.
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando.
a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los
casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los
representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las
debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro
organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o
sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las
personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos
eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del
titular.
d. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho de proceso judicial.
e. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este
evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad
de los Titulares.
7. Finalidades del tratamiento de datos personales – Bases de Datos de
LAEMPRESA
Proveedores / compras y adquisiciones: Cumplimiento de la normatividad vigente, de
obligaciones tributarias, contractuales y de las órdenes expedidas por las autoridades
competentes, sean judiciales, administrativas o de particulares en ejercicio de funciones
públicas, verificación, consulta, comparación y evaluación de la información con fines de
selección, entablar relaciones contractuales, adquirir bienes o servicios, determinar
niveles de calidad en productos o servicios prestados, verificación del cumplimiento de
la competencia idoneidad técnica, profesional, personal y de aspectos de salud
ocupacional de los dependientes del proveedor, contratista o de sus subcontratistas,
Registro en la contabilidad, cumplimiento y control de obligaciones, además de
antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos
asociados al Lavado de Activos, Financiación del terrorismo y proliferación de armas de
destrucción masiva, vincular al proveedor jurídica y comercialmente con LA EMPRESA,
permitiendo su registro en los sistemas de gestión para el desarrollo de los
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procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación, formalizar el
relacionamiento contractual con el proveedor, controlando la cabal ejecución de las
obligaciones asumidas, evaluar el desempeño y resultados del proveedor con miras
fortalecimiento de los procedimientos de contratación o abastecimiento, remisión de
información y comunicación de directrices y procedimientos para ejecutar los actos
acordados, generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación
contractual sostenida, realización de todas las actividades relativas al manejo de la
relación contractual con colaboradores, contratistas o proveedores que LA EMPRESA
pueda tener, que deban tener conocimiento de los datos para la adecuada prestación de
los servicios, LA EMPRESA podrá contactar a los titulares de datos personales a través
de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos
y/o personales para las finalidades previstas en la presente política. En ningún caso LA
EMPRESA enajenará o entregará esta información a un tercero a menos que resulte
necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con
fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los
casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior. LA EMPRESA
podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos
personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo,
no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos
personales.
Gestión del Talento humano y relaciones laborales: a) Evaluar el perfil laboral de los
aspirantes con miras a la selección y formalización de la vinculación laboral, supliendo
las vacantes o requerimientos de personal de las distintas áreas y funciones de LA
EMPRESA. b) Verificar antecedentes académicos, laborales, personales, familiares,
comerciales y otros elementos socioeconómicos significativos del aspirante laboral,
según los requerimientos del cargo a proveer. c) Gestionar ante las autoridades
administrativas, la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema
general de seguridad social, así como las demás obligaciones asistenciales y
prestacionales de índole laboral. d) Registrar al trabajador en los sistemas informáticos
de gestión de LA EMPRESA, permitiendo el desarrollo de las actividades contables,
administrativas y financieras propias del vínculo laboral. e) Gestionar las novedades
laborales con incidencia en la liquidación y pago de nómina. f) Promover el desarrollo de
actividades de bienestar y desarrollo integral del trabajador y su entorno laboral y familiar.
Gestionar los programas de capacitación y formación acorde con los requerimientos del
cargo y lineamientos corporativos. h) Gestionar los acuerdos y compromisos derivados
de pactos o negociaciones colectivas. i) Gestionar el sistemade gestión de seguridad y
salud en el trabajo, propendiendo por la mitigación deriesgos. j) Evaluar el desempeño y
analizar las competencias funcionales de los trabajadores con miras a la determinación
del plan de carrera y desarrollo integral.
k) Gestionar los procedimientos de desvinculación o jubilación laboral, así como el
cumplimiento de las obligaciones económicas correspondientes. l) Garantizar el derecho
de asociacióncolectiva y gestionar los aspectos económicos, administrativos, sociales y
organizacionales derivados de su ejercicio. m) Gestionar el desarrollo y cumplimiento
de las labores operativas y funcionales asociados al perfil del cargo. n) Gestionar la
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consecución de tiquetes para el transporte aéreo o multimodal requerido por el personal
de LA EMPRESA para el desarrollo de sus funciones.
Tratamiento de datos personales de Accionistas: Los datos e información personal
de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de LA
EMPRESA, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los
libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la
información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el
mercado público de valores.
En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo
establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los
accionistas son las siguientes:
a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de
accionista;
b) Envío de invitaciones a eventos programados por LA EMPRESA;
c) Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con LA
EMPRESA;
d) Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los
propios accionistas.
Clientes y usuarios: a) Verificar antecedentes comerciales, reputacionales yeventuales
riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del
terrorismo. b) Vincular jurídica y comercialmente al cliente permitiendo su registroen
los sistemas de gestión de LA EMPRESA para el desarrollo de los procedimientos
contables, logísticos y financieros de la operación. c) Formalizar el relacionamiento
contractual y gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos
y logísticos asociados al cumplimiento del objeto contractual. Gestionar las labores
logísticas y de cumplimiento legal. d) Gestionar actividades de comunicación y
fidelización de clientes, así como la atención oportuna de PQRS. e) Desarrollar
actividades de marketing e inteligencia de mercados, procurando el fortalecimiento de la
gestión comercial. f) Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes
actuales o potenciales en los eventos de mercadeo o promoción de marcas y productos
de La Compañía, conservando eventualmente el registro de los titulares asistentes
mediante grabación, fotografía o cualquier otro medio físico o automatizado. g)
Formalizar y soportar los términos de las negociaciones con los clientes especiales de
La Compañía, permitiendo el perfeccionamiento y entrega de los productos de LA
EMPRESA.
Bases de datos de todos los grupos de interés y terceros en general: Son las bases
de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales y
jurídicas que de alguna manera u otra tienen o han tenido un vínculo, relación, conexión,
interés con LA EMPRESA, el tratamiento de datos será los siguientes fines: a) Desarrollo
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del objeto social, cumplimiento de disposiciones legales y obligaciones contractuales. b)
Cumplimiento de órdenes y requerimientos de autoridades estatales y particulares. c)
Cumplimiento y determinación de políticas empresariales. d) Verificación de identidad y
ubicación. e) Organización, sistematización y archivo de los datos proporcionados. f)
Gestiones legales, administrativas o judiciales. g) Desarrollo de actividades de
responsabilidad social, bienestar o generación de beneficios. h) Comunicación y contacto
mediante correo electrónico, WhatsApp, redes sociales, entre otros. i) Envío de
información relacionada con la empresa. j) Reportes a entidades públicas o particulares.
k) Actividades de control interno y auditorías. l) Vigilancia, monitoreo, control y seguridad
de los establecimientos, plantas, oficinas, instalaciones, bienes y de las personas que
los utilizan. m) Compartir información con aliados estratégicos para darle gestión a la
necesidad del titular. n) Consulta para prevención y control de LA/FT/FPADM. o) Tomar
las huellas dactilares, videos y fotografías para el uso de sus funciones, seguridad y
organización de la empresa. p) Recibir correos electrónicos, mensajes de datos y por
demás medios digitales con finalidades contractuales, conocimiento de bienes y servicios
de la compañía. q) Recolectar datos para monitorear, rastrear, hacer seguimiento a
estados de salud, y en caso de requerirlotransferir datos a autoridades públicas.
La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida,
transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad
de las normas que regulen el manejo de información personal.
En cumplimiento de deberes legales y según Artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, LA
EMPRESA, podrá suministrar la información registrada a:
Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, acreditando
su identidad en forma suficiente.
Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales
o por orden judicial.
Los terceros debidamente autorizados por el Titular o por la Ley.
LA EMPRESA, se compromete a velar por el correcto uso de datos personales de
menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y
que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés
superior de los menores.
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA
EMPRESA, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Bases de datos cuando LA EMPRESA actúa como Encargado del Tratamiento de
datos personales:
Teniendo en cuenta que LA EMPRESA actuará en algunos casos como Encargado del
Tratamiento, tendrá a su cargo las obligaciones prescritas en la legislación vigente
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(artículo 18 de la Ley 1581 de 2012) y que fundamentan el tratamiento de los datos. Por
tal motivo, LA EMPRESA tratará estas bases de datos de acuerdo a las finalidades
establecidas por el Responsable del Tratamiento y no podrá cederlas ni enajenarlas a
un tercero. Tampoco podrá transmitir o transferir estas bases de datos sin el
consentimiento de los titulares de la información.
8. Deberes de la EMPRESA como responsable del Tratamiento de los
Datos Personales
LA EMPRESA cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales,
cumplirá con los siguientes deberes:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
c. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
d. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del
tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
encargado del tratamiento.
h. Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
tratamiento esté previamente autorizado.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
9. Registro Nacional de bases de datos
LA EMPRESA, se reserva en los eventos contemplados en la ley y sus estatutos y
reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que
repose en sus bases o bancos de datos, como confidencialidad de acuerdo con las
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normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el
derecho de la autonomía Empresarial.
LA EMPRESA, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación
que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos,
ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNDB) que será administrado por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Autorizaciones y consentimiento
La recolección, almacenamiento, uso, o supresión de datos personales por parte de LA
EMPRESA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de
los mismos.
10.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos,
internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior
consulta, o mediante un mecanismo técnico o e incluso mediante autorización verbal
grabada o cualquier medio tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el
consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera
inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren
sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por
LA EMPRESA y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa
al tratamiento de sus datos personales.
10.2 Prueba de la autorización:
LA EMPRESA utilizará los mecanismos con los que cuenta actualmente, e implementará
y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos
técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los
titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento
a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados
de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
11. Aviso de privacidad
El Aviso de la Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato
conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de
sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información
relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la formade acceder a las mismas y a las características del tratamiento que
se pretende dar a los datos personales.
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11.1. Alcance y Contenido del Aviso de Privacidad
El aviso de Privacidad, como mínimo deberá tener la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos del contacto de Responsable del Tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el titular
conózcala política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales
que se produzcan de en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo
acceder o consultar la política del tratamiento de información.
12. Prerrogativas y demás derechos de los titulares de la información
En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en
materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los
siguientes derechos:
a. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a LA
EMPRESA, en su condición de responsable del tratamiento.
b. Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a LA
EMPRESA, en su condición de Responsable del Tratamiento.
c. A recibir información por parte de LA EMPRESA previa solicitud, respecto del uso
que les ha dado a sus datos personales.
d. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la
Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones
a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo tramite
de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales
y legales vigentes.
f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que
hayan sido objeto de Tratamiento.
13. Deberes de LA EMPRESA en relación con el tratamiento de los
datos personales
LA EMPRESA tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son
propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los
mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se
encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre
protección de datos personales.
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14. Garantías del Derecho de Acceso
LA EMPRESA, garantizará el derecho de acceso a la información cuando, previa
acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante,
poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada
y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo
los medios electrónicos que permitan en acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso
deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de
conocerlos y actualizarlos en línea.
15. Consultas
Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular
que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, LA EMPRESA garantizará el
derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el
registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales LA EMPRESA
garantiza:
A. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
B. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que
deben ser informados en el aviso de privacidad.
C. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en
operación junto con el Oficial de Protección de datos personales.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención
de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez
(10) días hábiles contados a partir de la fecha su recibo. Cuando no fuere posible atender
la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes delvencimiento de
los 10 días expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) díashábiles
siguientes al vencimiento del primer plazo.
16. Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base
de datos deber ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierten
el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán
presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a
través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más
adelante en el numeral 22 del presente documento y que ejercerá la función deprotección
de datos personales al interior de LA EMPRESA.
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El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en
el artículo 15 de la ley 1581 de 2012 y en el decreto 1377 de 2013, y demás normas que
los modifiquen o adicionen.
17. Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a
presentar reclamos
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar
al Oficial de protección de datos personales de LA EMPRESA (ver numeral 2 de la
presente política para los canales de atención), la rectificación, actualización o supresión
de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los Derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer
por:
a. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través
de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
b. Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en
debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad,
la solicitud se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de
los medios habilitados por LA EMPRESA señalados en el aviso de privacidad y contener,
como mínimo, la siguiente información:
A. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
B. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
C. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el
titular busca ejercer alguno de los derechos.
D. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los
datos personales.
18. Rectificación y actualización de datos
LA EMPRESA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la
información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el
procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo
siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe
indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
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LA EMPRESA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de
este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán
habilitar medios electrónicos u otros que consideren pertinentes.
LA EMPRESA podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados,
mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se podrán a
disposición de los interesados en la página web.
19. Supresión de datos
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA EMPRESA la supresión
(eliminación) de sus datos personales cuando:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los
principios, deberes y obligaciones previstas en normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual
fueron recabados.
c. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para
los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de
acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o
tratamientos realizados por LA EMPRESA. Es importante tener en cuenta que el derecho
de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo
cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente del titular;
para realizar una acción en función del interés público, o par a cumplir con una
obligación legamente adquirida por el titular.
20. Revocatoria de la autorización
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de
sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una
disposición legal o contractual. Pare ello, LA EMPRESA deberá establecer mecanismos
sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el
mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del
consentimiento puede darse. La primera puede ser sobre la totalidad de las finalidades
consentidas, esto es, que LA EMPRESA deba dejar de tratar por completo losdatos del
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titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por
ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad,
esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otrosfines del
tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede
llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
21. Seguridad de la información y medidas de seguridad
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA
EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; dentro de las cuales se consideran
las siguientes:
• Utilizar contraseñas seguras y robustas para proteger los dispositivos, equipos y
documentación sensible.
• Ejecutar de manera periódica el respectivo cambio de las contraseñas.
• No compartir las contraseñas con terceros.
• Garantizar la confidencialidad de las contraseñas con el uso prudente de las mismas,
evitando su registro en papel o almacenamiento en el navegador web.
• Evitar conectar a redes inalámbricas sin contraseña.
• Actualizar el software de seguridad, como antivirus, anti espía o firewall.
• Crear copias de seguridad.
• Proteger el correo electrónico.
• Almacenamiento del activo de información en la nube o servidores de archivo local.
• Protección de los puestos de trabajo y acceso restringido las sedes de operación.
• Capacitar a los colaboradores de manera constante en seguridad de la información y
las medidas que adopta la organización para demandar el cumplimiento de las mismas.
• Aplicar los debidos controles de revisión de implementación de las medidas.
• Aplicar las respectivas acciones disciplinarias en función del cargo ante
incumplimiento de las medidas en cuestión.
22. Zonas de video vigilancia (CCTV)
Los sistemas de Video Vigilancia implican la recopilación de imágenes de personas, es
decir, de datos personales (sensibles) de acuerdo con la redefinición contenida en la
Ley1581 de 2012, y en consecuencia el manejo o Tratamiento de datos personales deben
ser observados bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad,
seguridad, confidencialidad, acceso, circulación restringida y transparencia, contenidos
en el Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia.
Por esta razón, esta Política de Tratamiento de Datos Personales permite instrumentar
los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales para efectos de
garantizar el control, parametrización y trazabilidad de los sistemas de monitoreo por
Video Vigilancia.
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Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán preservados cumpliendo
todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos.En este
sentido, el suministro de éstos podrá estar restringido o limitado para efectos de
resguardar la privacidad o por motivos de seguridad.
Finalidad
Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante
sistemas de video vigilancia serán las siguientes:
a. Recopilación de imágenes de video de los visitantes y empleados.
b. Recopilación de imágenes de visitantes a las instalaciones de LA EMPRESA
c. Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes.
d. Disuadir conductas irregulares de terceros.
e. Controlar el ingreso de usuarios, visitantes y empleados a las instalaciones de
LAEMPRESA
f. Requisitos Certificación BASC, OEA y Seguridad y Salud en el Trabajo.
Cada cámara de seguridad que se encuentre instalada en LA EMPRESA cuenta con un
aviso de privacidad, el cual informa a todos los usuarios, visitantes y empleados que se
encuentra grabando y monitoreando para fines de seguridad y los contenidos en la
presente Política. Es por esta razón, que los titulares de la información dan su autorización
mediante conductas inequívocas, las cuales permiten concluir a los responsables que se
otorgó la autorización, pues se comunica previamente a las personas que van a ingresar
a un establecimiento que sus imágenes van a ser captadas, conservadas o usadas de
cierta manera y, conociendo tal situación, los titulares ingresan al establecimiento.
23. Hábeas data financiero (ley 1266 de 2008)
La Ley 1266 de 2008, también conocida como Ley de Hábeas Data Financiero,
modificada y adicionada por la Ley 2157 del 2021, se aplica a todos los datos personales
financieros, crediticios, comerciales y de servicios registrados en un banco de datos
utilizados por LA EMPRESA. En este sentido, la aplicación de esta ley está encaminada
a regular el uso de esa información por parte de LA EMPRESA como fuente de
información.
Ámbito De aplicación: La Ley de habeas data financiero protege a los titulares de la
información cuando esta haya sido recogida en una base de datos, por lo que, todos los
titulares de la información podrán ejercer el derecho de hábeas data frente a la empresa
(fuente de información) o entidad que posea la información, de manera directa y gratuita.
Derechos de los titulares de la información: Cuando una persona posee la calidad de
titular de la información y considere que sus datos publicados no son veraces, no están
completos, no están actualizados o no son comprobables, puede acudir ante la fuente
(la entidad que realiza el reporte ante la central de riesgos) o directamente ante la central
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de riesgos, explicando las razones por las cuales considera que deben ser rectificados,
actualizados o eliminados.
Los principales derechos que tienen los titulares de la información son los de conocer,
actualizar, rectificar y eliminar sus datos personales que han sido recolectados por las
fuentes de la información, administrados por los operadores y consultados por los
usuarios.
Igualmente tiene derecho a:
a. Realizar consultas o reclamos ante las fuentes y operadores de información,
cuando considere que sus derechos han sido vulnerados, porque la información
b. publicada no es correcta, por no haber otorgado la autorización o por mantenerla
por más tiempo de lo permitido.
c. Solicitar copia de la autorización que otorgó para que fuera recolectada su
información personal.
d. Exigir información sobre la utilización que el usuario le está dando a sus datos.
e. Acudir a la Delegatura de Protección de Datos Personales para que se dé trámite
a su reclamación, cuando considere que la respuesta proporcionada por su
reclamo no es suficiente o si no fue respondido dentro de los términos legales,
estos son quince (15) días hábiles.
Deberes de la empresa como fuente de información:
a. Garantizar que la información que se suministra a los operadores o a los usuarios
sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
b. Reportar de forma mensual y oportuna al operador todas las novedades respecto
de los datos que previamente le haya suministrado. Esto es, cuando un titular de
c. la información se haya puesto al día con sus obligaciones o, al contrario, se
encuentren mora en el pago.
d. Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los
operadores, mediante mecanismos eficaces.
e. Cuando el titular realice peticiones o reclamaciones, la fuente deberá informar al
operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su
titular, con el fin de que el operador incluya en el banco de datos una menciónen
ese sentido hasta que finalice dicho trámite.
f. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de
la información.
g. Certificar semestralmente al operador que la información suministrada cuenta con
la autorización del titular.
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h. Comunicar al titular de la información, con veinte (20) días de anticipación, que
se realizará el reporte negativo por no cumplimiento de la obligación ante los
operadores de la información. En las obligaciones inferiores o iguales al (15 %) de
un
(1) salario mínimo legal mensual vigente, el dato negativo por obligaciones que
se han constituido en mora solo será reportado después de cumplirse con al
menos dos comunicaciones, ambas en días diferentes. Y debe mediar entre la
última comunicación y reporte, 20 días calendario. (Modificación Ley 2157 del
2021)
Procedimiento para trámite de consultas y reclamos.
I. Trámite de consultas.
Los titulares de la información o sus causahabientes podrán consultar la
información personal del titular, ante LA EMPRESA, cumpliendo en siguiente
procedimiento:
a. La petición, consulta de información se formulará verbalmente, por escrito, o por
cualquier canal de comunicación, siempre y cuando se mantenga evidencia de
la consulta por medios técnicos.
b. El área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el
Oficial de Privacidad a través de los canales establecidos en el numeral 2 de las
presentes políticas de privacidad.
c. La petición o consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
d. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término,
se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Trámite de reclamos.
Los titulares de la información o sus causahabientes que consideren que la información
que reposa en las bases de datos, debe ser objeto de corrección o actualizaciónpodrán
presentaron reclamo ante LA EMPRESA, el cual será tramitado bajo las siguientes
reglas:
a. La petición o reclamo se formulará mediante escrito, con la identificación del titular, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y si fuere el caso,
acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer.
b. En caso de que el escrito resulte incompleto, se deberá oficiar al interesado para que
subsane las fallas. Transcurrido un mes desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la
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reclamación o petición.
c. Una vez recibido la petición o reclamo completo se incluirá en el registro individual
en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga “reclamo en
trámite” y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que
el reclamo sea decidido y deberá incluirse en la información que se suministra a los
usuarios.
d. El término máximo para atender la petición o reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando
los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual
en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
24. Transmisión y transferencia internacional de datos personales e
información personal por parte de LA EMPRESA
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que
cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con LA EMPRESA, la
totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos
legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para
transferir información Personal. La información será transferida, para todas las
relaciones que puedan establecerse con LA EMPRESA.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la
información, LA EMPRESA tomará las medidas necesarias para que esos terceros
conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la
información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos
directamente relacionados con la relación propia de la relación con LA EMPRESA y
solamente mientras está dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin
diferente.
LA EMPRESA también puede intercambiar Información Personal con las autoridades
gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o
administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil,
administrativa, disciplinaria o fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales
civiles y sus contadores, auditores , abogados y otros asesores y representantes, porque
es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes
distintas alas de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos: (c)para
responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y pararesponder las
solicitudes delas autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de
residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger
nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o
propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o
limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
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25. Función de protección de datos personales al interior de LAEMPRESA
BECALL OUTSOURCING S.A.S. designa a Paola Andrea Berrio Vinasco como la
persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y
las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionada encargada del tratamiento,
dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la
función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los
titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente,
para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización,
supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre la protección de
datos personales.
En el evento en que usted considere que LA EMPRESA de un uso contrario al autorizado
y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada y
dirigida los canales establecidos en el numeral 2 de las presentes políticas de privacidad.
26. Vigencia
La presente política rige a partir del 22 de marzo de 2022 y deja sin efectos los
reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias
administrativas en LA EMPRESA, podrá modificar los términos y condiciones del
presente documento de políticas y procedimientos como parte del cumplimiento de los
mandatos legales. En caso de cambios se darán a conocer a través de nuestro sitio
web:http://www.becallgroup.com/
27. Control de cambios
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1 Ago 01 de 2015 Creación de la Política
2 Mar 22 de 2022
Inclusión finalidades a cada base de datos, adición
capitulo sistema de video vigilancia y Hábeas data
Financiero
3 Oct 31 de 2022 Cambio de responsable de habeas data
4 Feb 02 de 2023 Cambio de responsable de habeas data
5 Sep 27de 2024 Se agrega rotulo
6 Nov 9 de 2024 Se agregan medidas mínimas para la seguridad de la
información
LUIS ANGEL Firmado digitalmente por LUIS
ANGEL MARTINEZ MELON
MARTINEZ MELON Fecha: 2025.04.04 10:04:27 -05’00’
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Representante Legal
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